ÉTUDE DE CAS
Comment mesurer les retombées d'un événement
Design méthodologique pour la mesure de retombées de l’événement World Biotech Tour
En 2016-2017, la ville de Montréal a été choisie comme étant l’une des quatre destinations internationales pour accueillir la World Biotech Tour (WBT), une tournée mondiale sous la forme d’une activité de vulgarisation scientifique itinérante sur le thème de la biotechnologie, organisée par deux institutions américaines : la Biogen Foundation et l’Association of Science-Technology Centers (ASTC).
La WBT comprend un programme de formation et d’encadrement « Jeunes Ambassadeurs », une tournée des écoles primaires et un événement de diffusion grand public (festival) qui se déroule sur quelques jours dans un Centre de science ou un lieu de diffusion de la culture scientifique ou encore un établissement scolaire. L’ASTC qui coordonne la tournée avec des partenaires locaux voulait s’assurer que les retombées de l’ensemble des activités de l’événement sont mesurées adéquatement et de manière exhaustive afin de répondre aux objectifs de l’organisation et à ceux de ses partenaires.
Pour être en mesure d’évaluer les retombées de l’événement, il fallait élaborer un cadre méthodologique qui puisse tenir compte de certaines particularités logistiques ci-dessous liées au déroulement des activités :
Étalement de l’événement sur une longue période (plus de 12 mois)
Étalement du déroulement des activités sur plusieurs sites (Centre des sciences de Montréal, écoles, bibliothèque municipale)
Diversité des activités à évaluer (programme de formation, activités grand public et dans les écoles, activités en ligne)
Diversité des intervenants et auditoire à évaluer (les participants au programme de formation, les élèves, le personnel enseignant, les intervenants et les coordonnateurs de l’événement, le grand public et les usagers)
Le processus d’évaluation s’est appuyé sur une approche combinant plusieurs méthodologies de collecte afin de couvrir les différents volets de l’événement, à savoir, l’étape préparatoire au programme de formation des jeunes ambassadeurs, les séances de formation du programme, la tournée de démonstration dans les écoles, les activités d’échanges à travers des vidéoconférences et les plateformes de réseaux sociaux en ligne, le festival pour le grand public et enfin les activités d’évaluation post-événement.
Dans le cadre de la réalisation du mandat, une équipe d’une vingtaine de personnes (incluant, en plus du coordonnateur du projet, des agents terrain, des superviseurs, des analystes et des statisticiens) a été constituée, 300 outils de collecte et d’évaluation ont été élaborés et mis en œuvre, 5 sondages spécifiques ont été effectués sur 5 emplacements différents et près de 100 entrevues ont été réalisées sans oublier les nombreuses activités d’observation et de comptage de l’achalandage global et du niveau de participation pour chacune des activités prévues au programme. En tout, plus de 7 heures d’enregistrements audio et vidéos ont été rassemblées. Le taux de succès global dans la réalisation des quelque 400 activités de collecte qui se sont échelonnées sur 12 mois a été de 87 %.
Toutes les informations collectées ont été colligées, traitées et synthétisées afin de produire un rapport d’évaluation exhaustif qui a permis de répondre aux objectifs de l’évaluation souhaités par l’ASTC et ses partenaires pour mesurer les retombées de l’événement, mais également pour bâtir un cadre référentiel pour l’évaluation de performance des futures éditions de l’événement.
De manière plus spécifique, le cadre d’intervention mis en place a permis aux promoteurs de la World Biotech Tour (WBT) de :
Mesurer l’achalandage global pour l’événement, mais aussi l’achalandage spécifique pour les différentes activités du WBT ;
Connaître le profil des différents auditoires et publics qui ont été exposés aux activités de l’événement ;
Connaître l’appréciation, la perception et l’opinion des différents auditoires et publics qui ont été exposés aux activités de l’événement ;
Connaître la motivation, l’appréciation, la perception et l’opinion des jeunes participants au programme « Jeunes Ambassadeurs » tout au long du projet ;
Connaître la motivation, l’appréciation, la perception et la rétroaction des différents intervenants du projet (coordonnateurs, éducateurs, partenaires) en lien avec les différentes activités du WBT ;
Mesurer la portée médiatique et la présence sur les médias sociaux ;
Pouvoir bonifier la base de connaissance sur la méthodologie afférente aux évaluations de retombées de l’événement.
